Die Wahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen hängt vor allem von zwei entscheidenden Faktoren ab: Ihren vorhandenen Ressourcen und Ihrer HR-Strategie. Manche Organisationen bevorzugen einen schrittweisen digitalen Wandel, während andere einen kompletten Systemwechsel bevorzugen. Ob Sie sich für ein umfassendes HRIS oder eine dedizierte Software zur Urlaubsverwaltung entscheiden – beide Optionen sollten Ihre Anforderungen vollständig erfüllen. Durch das Verständnis der Unterschiede zwischen diesen Ansätzen können Sie eine fundierte Entscheidung treffen.

Umfassendes HRIS

• Im Hinblick auf die Harmonisierung des Informationssystems ist ein modulares HRIS einfacher zu verwalten. Abgesehen von der Lohnbuchhaltung, der Buchhaltung und möglicherweise einem ATS gibt es keine Schnittstellen zwischen den HR-Anwendungen.
• Die funktionale Abdeckung ist zwar breit, jedoch nicht besonders tief. Die Möglichkeiten des Moduls zur Urlaubsverwaltung sind weniger umfassend entwickelt.
• Die Implementierung eines HRIS dauert in der Regel länger.

Anwendung zur Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit

• Die Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten in diesem Bereich sind sehr umfassend.
• Für die Integration der Software mit Anwendungen verschiedener Anbieter sind Schnittstellen erforderlich.
• Der Rollout geht schneller vonstatten.

In der Regel empfehlen Beratungsunternehmen die Erstellung eines Lastenhefts. In der Praxis, insbesondere wenn Sie die Neugestaltung Ihrer HR-Abläufe schrittweise planen, können Sie sich darauf beschränken, Ihre Anforderungen wie folgt zu dokumentieren:

• Die erwartete funktionale Abdeckung, d. h. die Funktionen, die unerlässlich sind, um die Aktionen Ihrer Mitarbeitenden, Manager:innen und der HR-Abteilung zu erleichtern,
• die technischen Aspekte: Zugang zur Plattform und zu den HR-Anwendungen, Beachtung und Schutz personenbezogener Daten, Sicherung der Unternehmensdaten,
• die damit verbundenen Dienstleistungen: Zugang zum technischen Helpdesk, Antwort- und Lösungszeiten für Anfragen, Begleitung bei der Umsetzung,
• und letzten Endes der Preis.

Der Preis für eine Anwendung zur Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit setzt sich aus einem Monatsabonnement und zusätzlichen Dienstleistungen zusammen

Der monatlich in Rechnung gestellte Betrag ist realistisch und abhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden, die das Unternehmen angibt. Der Stückpreis reduziert sich progressiv mit der Anzahl der Mitarbeitenden. Neben dem Abonnement fallen auch Einrichtungsdienstleistungen an.

Die Einrichtungskosten umfassen sowohl den Audit durch einen HRIS-Berater, als auch die Konfiguration der Anwendungen und der Schulungen. Bei einem Benchmark empfehlen wir, vier oder fünf Urlaubsverwaltungsanwendungen zu vergleichen, wobei auch der Aufwand für die Berichterstattung und Rückmeldung an das Management berücksichtigt werden sollte.