Zuverlässige Daten und homogene Prozesse sind für das Wachstum des international agierende Unternehmen Ulule von zentraler Bedeutung.
Seit der Gründung im Oktober 2010 hat Ulule als Plattform für partizipative Finanzierung rund 26.000 Projekte bei der Umsetzung unterstützt. Weltweit sorgen täglich 70 Mitarbeiter in 5 Ländern für den Erfolg der Plattform.
Wie bei den meisten Start-ups war auch das Management-Team von Ulule für Verwaltungsaufgaben lange Zeit auf Behelfsmittel angewiesen. Im Fall von Ulule war dies Excel…
Plattform für partizipative Finanzierung
KMU
70 Benutzer
5 Länder
Mit den Tools von Lucca habe ich allein für die Urlaubserfassung ½ Arbeitstage pro Monat eingespart. Ich hatte keine Probleme, die Lösung intern einzuführen, da sie wirklich einfach zu verwenden ist.
– Claire Bouzigues, HR Manager bei Ulule
Die Herausforderung
Das starke Mitarbeiterwachstum in Frankreich und auf internationaler Ebene veranlasste Ulule Ende 2016 bzw. Anfang 2017 dazu, nach einer Lösung zu suchen, die die folgenden Anforderungen erfüllt:
- Zeitersparnis bei Verwaltungsaufgaben;
- Vereinfachung des Zugriffs auf und der Weitergabe von Informationen an Mitarbeitende;
- Optimiertes Personalmanagement.
In einem Unternehmen mit Präsenz in fünf Ländern sind einfache, rationale und harmonische Prozesse von zentraler Bedeutung. Angesichts des rasanten Wachstums suchte Ulule nach einer simplen, funktionsreichen und international einsetzbaren Lösung. Besonder schätzt Claire, Personalleiterin von Ulule, dass sie Urlaubstage und Abwesenheiten seit der Einführung von Lucca nicht mehr manuell nachkontrollieren und einzeln in die Lohnbuchhaltungssoftware übertragen muss.
Eine weitere wichtige Anforderung war die Harmonisierung des internen Onboarding-Ablaufs, insbesondere angesichts der steigenden Anzahl von Neueinstellungen. Nicolas, den Leiter der Finanzabteilung, suchte nach einer Lösung zur Optimierung der Verwaltung der Spesenabrechnungen, um deren Eingabe, Validierung und Kontrolle zu vereinfachen.
Die Lösung
Ulule wurde während des Auswahlprozesses auf das individuell gestaltbare HRIS von Lucca aufmerksam.
Das Unternehmen nutzt nun Timmi Abwesenheiten für die autonome Verwaltung von Urlaubsanträgen, -genehmigungen und -planung durch die Teams. Seitdem gibt es keine Excel-Eingaben, keine Ausdrucke und keine endlosen Kontrollschleifen mehr. So muss Claire die Salden nun nicht mehr manuell eingeben, berechnen und nachkontrollieren, sondern kann nun alle Informationen mit einem Klick an die Lohnbuchhaltung senden.
Mit Lucca Core HR verwaltet Ulule zudem alle Informationen in einer zentralen digitalen Personalakte und profitiert von optimierten Onboarding-Kampagnen. Unabhängig vom Eintrittsland durchlaufen alle neuen Mitarbeiter den gleichen Onboarding-Prozess, ganz gleich ob sie in Frankreich, Spanien oder Kanada sitzen.
Und das beste: Mit der mobilen Belegerfassung von Cleemy Spesenabrechnung beschleunigt Ulule die Verarbeitung und Verwaltung von Reisekosten und Spesenabrechnungen sogar um bis zu 300%.